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Como calcular IRRF na folha de pagamento?
O IRRF (Imposto de Renda Retido na Fonte) é, sem dúvida, uma das obrigações mais importantes no fechamento da folha de pagamento. Isso porque ele representa o valor que a empresa retém do salário do colaborador para repassar à Receita Federal. Além disso, o cálculo correto evita problemas fiscais e, como resultado, garante o cumprimento da legislação trabalhista. Por isso, é fundamental entender como ele funciona. Diante disso, você vai compreender o que é o IRRF, como calculá-lo corretamente e quais fatores influenciam no valor final retido. Assim, vamos direto ao ponto e esclarecer tudo o que você precisa saber.
O que é o IRRF?
O IRRF é o imposto de renda descontado diretamente da folha de pagamento dos trabalhadores com carteira assinada. Ou seja, trata-se de uma obrigação mensal que incide sobre a remuneração dos colaboradores. Além disso, a responsabilidade de recolher e repassar esse valor é da empresa, que atua como substituta do colaborador perante o fisco. Dessa forma, o empregador deve garantir que tudo seja feito corretamente para evitar pendências com a Receita Federal. Esse imposto incide sobre o salário bruto, porém, somente após os descontos legais, como INSS e dependentes. Portanto, é fundamental considerar essas deduções antes de calcular o valor final a ser retido.
Quais verbas entram no cálculo?
Antes de fazer o cálculo, é essencial entender quais verbas entram na base tributável. De modo geral, o IRRF é calculado com base nas verbas tributáveis, que geralmente incluem:
Passo a passo para calcular o IRRF
Calcular o IRRF exige atenção a detalhes e conhecimento das deduções legais. Além disso, é necessário seguir uma ordem lógica para evitar erros e garantir precisão. Por isso, preparamos um passo a passo prático que mostra exatamente o que considerar em cada etapa, desde o salário bruto até a aplicação da tabela do imposto. A seguir, você verá como realizar esse cálculo de forma simples, segura e eficiente. Assim, será possível cumprir com a legislação e evitar problemas futuros.
Calcule o salário bruto tributável
O primeiro passo para calcular o IRRF é identificar o salário bruto tributável. Para isso, é preciso somar todas as verbas que sofrem incidência do imposto no mês, como salário base, horas extras, comissões e adicionais. Em outras palavras, qualquer valor que componha a remuneração tributável deve entrar nessa conta. Assim, você estabelece a base inicial sobre a qual os próximos descontos serão aplicados.
Desconte o INSS
Para isso, use a tabela de INSS vigente para descontar a contribuição do empregado de forma correta. Por exemplo, considerando um salário bruto de R$ 4.500, o valor do INSS, com base na tabela progressiva de 2025, seria de R$ 528,82. Além disso, é importante verificar se houve alteração nas faixas de contribuição antes de realizar o cálculo.
Desconte os dependentes (se houver)
Além disso, cada dependente dá direito a uma dedução mensal de R$ 189,59 (valor atualizado). Por exemplo, se o colaborador tiver 1 dependente, esse valor será abatido da base de cálculo do IRRF. Portanto, quanto mais dependentes declarados, menor será o valor final sobre o qual o imposto será aplicado.
Calcule a base de cálculo do IRRF
Depois de aplicar os descontos do INSS e das deduções por dependentes, é hora de calcular a base de cálculo do IRRF. Ou seja, essa é a quantia sobre a qual o imposto realmente será aplicado. Portanto, basta subtrair esses valores do total das verbas tributáveis. A partir daí, você terá a base correta para aplicar a alíquota do imposto conforme a tabela vigente.
Aplique a alíquota e dedução da tabela do IRRF
A partir disso, com a base de R$ 3.781,59 já calculada, o próximo passo é consultar a tabela do IRRF vigente. Por exemplo, considerando a tabela de 2025, esse valor se enquadra em uma das faixas intermediárias de tributação. Dessa forma, será possível aplicar corretamente a alíquota e a dedução previstas. Então, é fundamental verificar em qual faixa a base se encaixa para seguir com o cálculo do imposto.
Considerações importantes
O IRRF deve ser recolhido pela empresa até o último dia útil do segundo decêndio do mês seguinte ao pagamento, usando o código DARF 0561. Ou seja, é responsabilidade da empresa repassar o imposto à Receita Federal. Embora o cálculo seja mensal, o 13º salário exige um procedimento separado. Erros nessa etapa ainda são comuns e podem gerar autuações e multas, comprometendo a regularidade da empresa. Por isso, é essencial seguir corretamente cada etapa para evitar prejuízos.
Saiba mais!
O cálculo do IRRF na folha de pagamento exige atenção aos detalhes, pois envolve deduções legais e atualizações frequentes nas faixas definidas pela Receita Federal. Além disso, manter esse processo bem estruturado contribui para uma gestão mais eficiente. Dessa forma, empresas que organizam corretamente esses cálculos evitam riscos fiscais e, como resultado, melhoram a gestão trabalhista. Por isso, se você é contador ou empresário e ainda tem dúvidas sobre como estruturar a folha de pagamento, vale considerar o uso de um sistema contábil atualizado ou o apoio de um profissional especializado.
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Cristian Jhonnes
Aprovado e revisado pelo Especialista contábil, Cristian Jhonnes, gerente do setor e referência técnica na área.
Texto escrito e revisado por Luís Peixoto, copywriter.
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